Các bài thuyết trình Microsoft PowerPoint có thể chiếm nhiều dung lượng ổ cứng. Kích thước của các bài thuyết trình phụ thuộc phần lớn vào nội dung đa phương tiện - đó là hình ảnh, video và âm thanh - đã được thêm vào bản trình bày bởi người tạo ra nó.
Mặc dù điều này thường không phải là một vấn đề lớn đối với các bài thuyết trình không phải phân phối, nhưng nó có thể trở thành một nếu tài liệu phải được phân phối cho người dùng khác.
Năm mẹo sau đây có thể giúp giảm kích thước của bản trình bày PowerPoint. Điều này có thể hữu ích nếu các bài thuyết trình cần được phân phối, hoặc lưu trữ, đặc biệt là nếu có rất nhiều trong số chúng hoặc nếu các bài thuyết trình riêng lẻ rất lớn.
Mẹo 1
Sử dụng định dạng pptx mới thay vì ppt nếu có thể. Lưu bản trình bày Microsoft PowerPoint trống dưới dạng pptx thay vì ppt làm giảm kích thước của bản trình bày khoảng 70 Kilobyte.
Định dạng PowerPoint mới xử lý nội dung đa phương tiện - đặc biệt là hình ảnh và hình ảnh - tốt hơn nhiều so với định dạng cũ. Kéo hình ảnh 1, 2 Megabyte vào bản trình bày PowerPoint trống dẫn đến kích thước tệp pptx là 1, 25 Megabyte thay vì 5, 62 Megabyte mà định dạng ppt cũ đã chiếm.
Vì vậy, nếu bạn có thể sử dụng định dạng Microsoft PowerPoint pptx mới, hãy sử dụng nó. Bạn cũng có thể muốn xem xét chuyển đổi các bản trình bày cũ sang định dạng mới để tiết kiệm dung lượng lưu trữ.
Mẹo 2
Việc giảm kích thước lớn nhất có thể đạt được bằng cách tối ưu hóa nội dung đa phương tiện trong các bài thuyết trình PowerPoint. Nó thường đi xuống các hình ảnh đã được thêm vào bản trình bày mà còn các hình thức khác như video hoặc nội dung âm thanh.
Bạn có thể nén tất cả các hình ảnh đã được thêm vào Microsoft PowerPoint bằng cách nhấp vào Định dạng> Nén hình ảnh trong PowerPoint.
Chọn Màn hình hoặc Email trong các tùy chọn nâng cao sẽ giảm kích thước của bản trình bày PowerPoint hơn nữa. Tuy nhiên, nó có thể làm giảm chất lượng của hình ảnh.
Tôi khuyên bạn nên tạo bản sao lưu của tài liệu gốc trước, chạy tối ưu hóa và so sánh đầu ra để đảm bảo chất lượng hình ảnh vẫn đủ.
Mẹo 3
Xin lưu ý rằng đôi khi không thể nén hình ảnh hơn nữa, đặc biệt nếu nó đã ở định dạng hình ảnh nén.
Tuy nhiên, có thể giúp giảm kích thước của hình ảnh để giảm kích thước tổng thể của bản trình bày PowerPoint.
Nếu hình ảnh được thêm vào bản trình bày có độ phân giải đặc biệt lớn, việc giảm kích thước của nó có thể không tạo ra sự khác biệt cho bản trình bày nhưng nó có thể cắt giảm đáng kể kích thước.
Luôn luôn là một ý tưởng tốt để tối ưu hóa hình ảnh trước khi thêm chúng vào PowerPoint. Mặc dù điều đó có thể mất một số thử nghiệm để làm cho đúng, nhưng thật dễ dàng để thay đổi kích thước hình ảnh trước khi bạn thêm chúng vào PowerPoint.
Mẹo 4
Sử dụng siêu liên kết đến nội dung đa phương tiện nếu có thể. Không phải tất cả nội dung video và âm thanh phải được nhúng vào bản trình bày PowerPoint.
Đôi khi có ý nghĩa hơn khi tải nội dung lên máy chủ (ví dụ: Ovi) trên Internet thay vì nhúng phương tiện trực tiếp. Điều này sẽ làm giảm kích thước của bản trình bày để nó trở nên dễ dàng hơn để phân phối.
Điều này chỉ hoạt động nếu một mạng hoặc kết nối Internet có sẵn tại thời điểm thuyết trình.
Mẹo 5
Lưu bản trình bày PowerPoint ở định dạng khác. Lưu cùng một bản trình bày PowerPoint (sử dụng 1, 25 Megabyte dung lượng ở định dạng pptx) khi pdf giảm kích thước tệp xuống 352 Kilobyte. Mặc dù không phải lúc nào cũng khả thi để phân phối một bản trình bày dưới dạng pdf (hoặc flash), nhưng nó có thể là tối ưu trong hầu hết các trường hợp
Bây giờ bạn : Có một mẹo khác? Cho chúng tôi biết trong các ý kiến dưới đây.
