Gmail: gửi các tệp lớn bằng Google Drive

Máy chủ thư có thể từ chối các email vượt qua một ngưỡng kích thước nhất định do tệp đính kèm thư được bao gồm trong email. Ngưỡng thường ở khu vực 20 Megabyte nhưng được xác định bởi nhà cung cấp thư, điều đó có nghĩa là nó có thể nhiều hơn hoặc ít hơn trong trường hợp của bạn. Vấn đề ở đây là đây là một biến tùy chỉnh, có nghĩa là bạn có thể gặp phải các vấn đề về email bị trả lại vì nhà cung cấp email nhận có ngưỡng kích thước thấp hơn so với của bạn.

Microsoft trước đây đã giới thiệu các tùy chọn cho các sản phẩm thư của mình để sử dụng bộ nhớ SkyDrive thay thế. Thay vì đính kèm tệp với email, thì bạn chỉ đính kèm các liên kết trỏ đến các tệp đó trên SkyDrive với email. Những lợi ích là ngay tại đó:

  • Người nhận có thể truy xuất email nhanh hơn và quyết định có tải xuống tệp đính kèm hay không
  • Bạn có thời gian để cập nhật các tệp trên SkyDrive trước khi người nhận tải xuống chúng
  • Bạn có thể tải lên các tệp lớn hơn trong một lần mà không phải sử dụng nhiều email để phân chia các tệp trên đó để tránh chạy vào giới hạn.

Google vài ngày trước đã thông báo rằng họ cũng sẽ thêm tùy chọn sử dụng Google Drive khi bạn gửi email có tệp đính kèm trên Gmail. Tính năng này vừa được kích hoạt trên tài khoản của tôi và tôi muốn hướng dẫn bạn thực hiện quy trình này. Lưu ý rằng tôi đang sử dụng cửa sổ soạn thảo mới chứ không phải cửa sổ cũ.

Để bắt đầu bấm vào nút soạn thảo ở góc trên bên phải màn hình. Cửa sổ sáng tác mới sẽ xuất hiện. Thanh dưới cùng bắt đầu bằng nút gửi liệt kê biểu tượng đính kèm. Di chuột qua nó để xem các tùy chọn có sẵn.

Chọn tùy chọn "Chèn tệp bằng Drive" bằng cách nhấp chuột trái. Một cửa sổ lớp phủ xuất hiện mà bạn có thể sử dụng cho quá trình. Thanh bên trái hiển thị các vị trí khác nhau mà bạn có thể sử dụng để chọn các tệp bao gồm các tệp từ hệ thống máy tính cục bộ, các tệp đã có trên Google Drive, các tệp được chia sẻ, gắn dấu sao hoặc được chọn gần đây.

Nếu bạn muốn chọn tệp từ máy tính cục bộ của mình, bạn có thể sử dụng kéo và thả để đẩy chúng vào cửa sổ hoặc trình duyệt tệp. Khi bạn đã hoàn tất việc chọn, bạn có thể nhấn nút tải lên để tải tệp lên Google Drive.

Xin lưu ý rằng bạn chỉ có thể chọn một tùy chọn tại một thời điểm, do đó bạn có thể cần phải mở giao diện hai lần nếu bạn cần tải lên các tệp từ PC cục bộ và chọn một số tệp đã có trên Google Drive.

Sau đó bạn có thể bắt đầu điền email như bình thường. Các tệp được kiểm tra quyền truy cập của chúng khi bạn nhấp vào gửi và bạn có thể nhận được màn hình sau nếu người nhận không có quyền thích hợp để truy cập chúng.

Lựa chọn mặc định là để cho người nhận xem các tập tin. Bạn có thể sửa đổi quyền để người nhận có thể nhận xét hoặc chỉnh sửa thay thế. Nhấp chuột vào nhiều tùy chọn hơn sẽ hiển thị thông tin bổ sung quan trọng:

  • Bất cứ ai có liên kết đều có nghĩa là ngay cả những người không nhận cũng có thể mở tệp nếu họ có liên kết. Ưu điểm ở đây là không cần có tài khoản Google để truy cập các tệp
  • Người nhận email này - người nhận phải có tài khoản Google. Điều này bảo vệ các tập tin khỏi bị truy cập bởi người dùng trái phép.

Các liên kết trong email của người nhận dẫn trực tiếp đến Google Docs, nơi họ có thể được truy cập trực tiếp nếu bạn đã chọn tùy chọn "bất kỳ ai có liên kết" hoặc sau khi đăng nhập vào tài khoản Google.