Đối với nhiều người dùng Internet, email vẫn là phương thức giao tiếp số một với người khác. Mặc dù người dùng đang di chuyển có thể đã chuyển sang nhắn tin và trò chuyện video, email đang đóng một vai trò lớn trong cuộc sống của nhiều người dùng.
Dịch vụ Gmail của Google là một trong những dịch vụ phổ biến nhất khi nói đến email mặc dù nó đã mất khá nhiều động lực trong thời gian gần đây.
Với điều đó, tôi không quan tâm đến sự tăng trưởng của người dùng mà là sự đổi mới.
Người dùng Gmail nhận được 15 Gigabyte dung lượng lưu trữ tại thời điểm viết. Mặc dù hầu hết người dùng có thể không bao giờ đạt đến giới hạn đó, một số có thể và một trong những lý do tại sao đó là không gian lưu trữ được chia sẻ trên một số dịch vụ.
Cụ thể, không gian được chia sẻ trên Gmail, Google Drive và Google+ Photos.
1. Phân tích phân phối không gian lưu trữ
Vì không gian lưu trữ được chia sẻ, điều đầu tiên bạn nên làm là kiểm tra xem dịch vụ nào đang sử dụng hầu hết không gian lưu trữ. Ví dụ: nếu bạn là người dùng Google Drive nặng, bạn có thể đã lưu trữ các tệp lớn trên trang web lấy đi dung lượng từ Gmail.
Thay vào đó, các nhiếp ảnh gia có thể đã tải lên nhiều ảnh hoặc video độ phân giải cao lên Google+ Photos thông qua tính năng sao lưu ảnh tự động của thiết bị của họ.
Truy cập trang Drive Storage trên Google. Ở đây bạn tìm thấy liệt kê tổng số lưu trữ và lưu trữ được sử dụng. Nếu bạn di chuyển chuột qua biểu đồ hình tròn, thông tin về từng dịch vụ riêng lẻ sẽ được hiển thị để bạn biết dịch vụ nào sử dụng nhiều dung lượng lưu trữ nhất.
Tùy thuộc vào thông tin ở đây, bạn có thể cần giải quyết vấn đề theo một cách khác.
2. Quá nhiều ảnh
Nếu hầu hết không gian được sử dụng bởi hình ảnh, bạn có một số tùy chọn để giải quyết vấn đề. Tất cả các ảnh lớn hơn 2048x2048 pixel đều được tính vào không gian lưu trữ trong khi các ảnh có độ phân giải thấp hơn thì không.
Do đó, một tùy chọn mà bạn có là giảm độ phân giải của ảnh được tải lên Google+ Photos để giải quyết vấn đề này. Vấn đề là, hầu hết các điện thoại Android không cho phép bạn làm điều đó.
Và nếu bạn tải ảnh thủ công lên Google, chẳng hạn như sau khi chụp chúng bằng máy ảnh DSLR của bạn, thì bạn cũng không thể sử dụng tính năng đó.
Nếu bạn không thể hoặc không muốn giảm độ phân giải của ảnh, bạn có hai tùy chọn để xử lý các vấn đề về không gian:
- Sao lưu ảnh vào hệ thống cục bộ và xóa chúng trên Google+ Photos.
- Thay vào đó, hãy tắt tính năng sao lưu ảnh tự động và tải lên chọn ảnh theo cách thủ công.
3. Quá nhiều tập tin
Bộ nhớ Google Drive cũng có thể là thủ phạm. Nếu bạn đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau hoặc tải tệp lên ổ đĩa thường xuyên, nó có thể sử dụng phần lớn dung lượng lưu trữ có sẵn cho bạn.
Như với Google+ Photos, có rất ít điều bạn có thể làm trong vấn đề này ngoài việc sao lưu các tệp mà bạn không còn yêu cầu phải có sẵn trên đám mây để xóa chúng sau đó.
Bạn có thể sử dụng tính năng Takeout của Google cho điều đó hoặc nếu bạn đã cài đặt Drive trên máy tính của mình, chỉ cần di chuyển các tệp ra khỏi vị trí lưu trữ để sao lưu chúng ở một vị trí khác.
4. Xóa thùng rác
Các tệp, ảnh và email mà bạn xóa không nhất thiết phải xóa ngay lập tức. Thay vào đó, chúng có thể được chuyển đến Thùng rác, nơi chúng chiếm cùng một dung lượng như trước đây.
Mở trang dịch vụ Gmail, Google Drive hoặc Google+ Photos chính và nhấp vào Thùng rác ở đó.
Tại đây bạn tìm thấy email, tập tin hoặc hình ảnh được liệt kê mà bạn đã xóa trước đó. Mỗi tệp được liệt kê với tên của nó, ngày sửa đổi cuối cùng và chủ sở hữu.
Bạn có thể nhấn nút "thùng rác" để loại bỏ tất cả chúng cùng một lúc.
5. Mẹo về Gmail
Các tham số tìm kiếm sau đây có thể được sử dụng để tìm email khớp với các tham số nhất định trên Gmail. Chỉ cần nhập hoặc dán bộ lọc trong biểu mẫu tìm kiếm trên trang Gmail.
- Nhấp vào thư rác hoặc tìm kiếm trong: thư rác và xóa tất cả các tin nhắn ở đây. Điều này có thể không có tác động lớn vì thư rác sẽ tự động bị xóa sau 30 ngày. Tuy nhiên, bạn có thể thấy hàng trăm email trong đó và có thể giải phóng một số không gian làm như vậy. Ngoài ra kiểm tra : thùng rác chỉ để đảm bảo nó trống.
- Tìm kiếm có: tập tin đính kèm . Nó liệt kê tất cả các email có ít nhất một tệp đính kèm.
- Kết hợp tìm kiếm với lớn hơn: 1M để tìm tất cả các email có tệp đính kèm có kích thước tối thiểu 1 Megabyte. Bạn có thể thay đổi 1M thành giá trị khác, ví dụ 100 nghìn.
- Sử dụng old_than: 1y để tìm tất cả các email cũ hơn một năm và xóa những email mà bạn có thể không cần nữa.
Sao lưu email cũ là một giải pháp khác. Chương trình ưa thích của tôi cho hoạt động này là Mailstore Home, một ứng dụng miễn phí hỗ trợ Gmail ngay lập tức.
Lưu ý: Để nó hoạt động, trước tiên bạn cần bật quyền truy cập Pop3 hoặc SMTP trên Gmail.
- Mở trang cài đặt Chuyển tiếp và POP / IMAP trên trang web Google Gmail.
- Chọn "Bật IMAP" và nhấp vào lưu thay đổi.
- Mở Mailstore Home sau đó trên hệ thống của bạn.
- Chọn Lưu trữ Email từ trang bắt đầu.
- Nhấp vào nút Nâng cao bên cạnh Tài khoản E-Mail bên dưới Tạo hồ sơ và chọn Google Mail.
- Nhập địa chỉ email và mật khẩu Google của bạn và nhấp vào tiếp theo ngay lập tức hoặc kiểm tra để đảm bảo các cài đặt là chính xác.
- Nếu bạn đang sử dụng xác thực hai yếu tố, bạn cần tạo mật khẩu dành riêng cho ứng dụng trên trang này và sử dụng nó trong phần mềm Mailstore.
Việc tải xuống có thể mất một lúc. Nó phụ thuộc phần lớn vào băng thông tải xuống hệ thống của bạn và các email.
Khi bạn đã tạo một bản sao cục bộ của tất cả các email Google của mình, bạn có thể quay lại Gmail và xóa các email cũ. Tôi đề nghị bạn sử dụng tham số old_than: 1y cho điều đó. Nó sẽ hiển thị tất cả các email cũ hơn một năm để bạn có thể chọn tất cả chúng và xóa chúng trên trang web.
Các email này vẫn có sẵn trong phần mềm Mailstore, do đó bạn có thể mở nó và sử dụng chức năng tìm kiếm hoặc duyệt mà nó cung cấp để tìm email mà bạn đã xóa trên Gmail.
Bây giờ Bạn : Có một mẹo khác làm thế nào để xử lý các vấn đề về không gian trên Gmail? Chia sẻ nó trong phần bình luận dưới đây.
