Một chỉ mục có thể cải thiện khả năng truy cập của một cuốn sách hoặc tài liệu rất nhiều, vì nó liệt kê các từ và cụm từ quan trọng và số trang mà chúng được tham chiếu.
Tôi đang viết cuốn sách đầu tiên của mình hiện tại - về Quyền riêng tư của Windows 10 - và một trong những điều tôi thực sự muốn thêm vào đó là một chỉ mục gồm các từ và cụm từ quan trọng nhất để người dùng có thể sử dụng chỉ mục làm tài liệu tham khảo tra cứu thông tin nhanh chóng.
Microsoft Word 2016 đi kèm với các tùy chọn để tạo một chỉ mục; quá trình tự nó không phức tạp chút nào, nhưng nó vẫn có thể gây nhầm lẫn làm thế nào để bắt đầu.
Tạo một chỉ mục trong Word 2016
Mặc dù bạn có thể tạo chỉ mục bất cứ lúc nào, tôi khuyên bạn nên tạo chỉ mục sau khi viết xong và chỉnh sửa sách hoặc tài liệu.
Có thể cập nhật chỉ mục nếu bạn đã bắt đầu nó trong quá trình viết hoặc chỉnh sửa, nhưng nếu bạn làm điều đó sau khi hoàn thành, bạn không phải làm điều đó và nó thường dễ dàng và nhanh hơn rất nhiều.
Để bắt đầu, hãy mở tài liệu trong Word 2016. Bây giờ, tạo một chỉ mục là một quá trình gồm hai phần. Bạn đánh dấu các mục mà bạn muốn đưa vào chỉ mục trong lần đầu tiên và tạo chỉ mục ra khỏi các mục được đánh dấu sau đó.
Chuyển sang tab tham chiếu để bắt đầu. Bạn tìm nhóm chỉ mục của các công cụ trong tab đó. Điều quan trọng nhất cho bước đầu tiên là "đánh dấu mục". Bất cứ khi nào bạn chọn nó, bạn nói với Word rằng bạn muốn văn bản được tô sáng là một phần của chỉ mục.
Đây là cách thực hiện:
Bước 1: Đánh dấu văn bản mà bạn muốn đưa vào chỉ mục và chọn "đánh dấu mục nhập" sau đó.
Việc này thật thẳng thắn. Chỉ cần tô sáng văn bản trong tài liệu và nhấn mục đánh dấu sau đó. Bạn có thể đánh dấu các từ riêng lẻ một cách nhanh chóng bằng cách nhấp đúp vào từ đó.
Bước 2 : Định cấu hình mục Chỉ mục
Word sẽ mở cửa sổ "đánh dấu chỉ mục" mà bạn có thể sử dụng để định cấu hình mục nhập. Nếu bạn chỉ muốn văn bản được lập chỉ mục, nhấn nút đánh dấu để được thực hiện với điều đó.
Bạn có thể thay đổi định dạng số trang (in đậm hoặc in nghiêng để làm nổi bật văn bản cụ thể), thêm một mục con hoặc sử dụng dấu tất cả chức năng để tự động hóa quy trình.
Word hiển thị văn bản đã được đánh dấu bằng XE "TEXT" để bạn biết rằng nó đã được đánh dấu.
Bạn có thể tắt các dấu đoạn và thông tin định dạng ẩn khác trên Trang chủ> Hiển thị / Ẩn hoặc bằng cách sử dụng phím tắt Ctrl- (
Bước 3 : Lặp lại quy trình
Đi qua tài liệu và đánh dấu văn bản mà bạn muốn đưa vào chỉ mục. Mặc dù bạn có thể tự động hóa phần nào điều đó, tôi khuyên bạn không nên kiểm soát việc lập chỉ mục theo cách này.
Có, sẽ mất nhiều thời gian hơn để tạo chỉ mục nhưng kết quả sẽ tốt hơn.
Bước 4 : Thêm chỉ mục vào tài liệu Word
Khi bạn đã đánh dấu xong văn bản trong tài liệu Word, bạn có thể thêm chỉ mục vào đó. Đi đến vị trí trong tài liệu mà bạn muốn chỉ mục được hiển thị.
Chọn Tài liệu tham khảo> Chèn chỉ mục để thêm nó vào vị trí. Word tải một cửa sổ cấu hình mà bạn có thể sử dụng để tùy chỉnh chỉ mục.
Bạn có thể sử dụng nó để thay đổi số lượng cột chẳng hạn hoặc chọn một mẫu định dạng khác cho chỉ mục. Một bản xem trước được hiển thị trong cửa sổ để bạn biết nó trông như thế nào trong tài liệu khi bạn thực hiện thay đổi.
Bước 5 : Sửa lỗi
Tôi đề nghị bạn đi qua chỉ mục sau đó để sửa bất kỳ vấn đề nào bạn có thể nhận thấy. Một ví dụ cơ bản là nhiều mục được lập chỉ mục đề cập đến cùng loại thông tin, ví dụ: quảng cáo, quảng cáo và quảng cáo.
Sửa lỗi là dễ dàng. Chuyển đến vị trí trong tài liệu mà bạn muốn sửa đổi và chỉ cần sửa đổi nó trong văn bản (phần XE). Điều này thay đổi mục được đánh dấu.
Tất cả những gì cần làm sau đó là chọn chỉ mục và nhấn nút "cập nhật chỉ mục" để áp dụng các thay đổi. XE xác định mục, và nó có thể khác với văn bản đã chọn. Vì vậy, để thống nhất văn bản cần được liệt kê trong một mục nhập chỉ mục, chỉ cần sửa đổi các thành phần XE và nhấn nút chỉ mục cập nhật sau đó để áp dụng các thay đổi.
